Faktury za wpisowe

Zakładka Faktury pozwala wystawiać faktury za opłaty wpisowe bezpośrednio w Upwind24 – w imieniu organizatora regat, z jego danymi, logo i numeracją. Faktury możesz wysłać uczestnikom e-mailem, a przy włączonej integracji z KSeF trafiają one także do Krajowego Systemu e-Faktur.

Dotyczy wybranych pakietów regatowych

Fakturowanie wpisowego jest dostępne w pakiecie Professional. Zakładka jest dostępna dla właściciela regat i menedżerów z dostępem do modułu Faktury.

Najpierw skonfiguruj fakturowanie

Przed wystawieniem pierwszej faktury uzupełnij dane wystawcy, numerację i stawkę VAT w Ustawienia → Fakturowanie. Tam też zaznaczysz Włącz fakturowanie, dzięki czemu w formularzu zgłoszeniowym pojawi się opcja Chcę otrzymać fakturę.

Lista faktur

W menu panelu, w sekcji Regaty, wybierz regaty z listy i kliknij Faktury. U góry strony znajdziesz dwie karty: Fakturowanie (lista faktur) i Płatności (lista płatności uczestników).

W tabeli Lista faktur regatowych przy każdej fakturze możesz:

• Pobierz – pobrać fakturę w PDF,
• Edytuj – zmienić dane faktury (faktury zsynchronizowanej z KSeF nie można już edytować),
• Usuń – usunąć fakturę,
• Oznacz jako opłaconą – przełącznikiem w kolumnie Opłacone. Tej operacji nie można cofnąć.

Wystaw fakturę

1. Na karcie Fakturowanie kliknij Dodaj nową fakturę.

2. W karcie Dane faktury ustaw Datę wystawienia, Datę sprzedaży i Termin płatności, wybierz Metodę płatności i Walutę. Jeśli wpisowe jest już zapłacone, zaznacz Faktura opłacona. Domyślny Komentarz pochodzi z ustawień fakturowania.

3. W karcie Powiązane płatności wybierz płatności uczestnika w polu Płatności – Upwind24 automatycznie uzupełni dane odbiorcy i pozycje faktury na podstawie zgłoszenia.

4. Sprawdź lub uzupełnij dane w karcie Odbiorca: Imię i nazwisko / nazwę firmy, NIP / numer VAT, adres, Kod pocztowy, Miasto i Kraj.

5. W karcie Pozycje faktury sprawdź pozycje – Nazwę pozycji, Typ pozycji, Ilość, Cenę jednostkową (netto lub brutto) i Stawkę podatku. Kolejne pozycje dodasz przyciskiem Dodaj, a zbędne usuniesz przyciskiem Usuń pozycję.

6. Aby wysłać fakturę uczestnikowi, zaznacz Wyślij fakturę emailem i podaj Email odbiorcy.

7. Kliknij Zapisz. Zobaczysz komunikat Faktura została utworzona., a numer faktury zostanie nadany automatycznie zgodnie z numeracją z ustawień.

Wskazówka

Wybieraj powiązane płatności zamiast wpisywać dane ręcznie. Oszczędzisz czas, unikniesz pomyłek w kwotach, a płatność zostanie oznaczona jako zafakturowana – w karcie Płatności od razu zobaczysz, komu faktura została już wystawiona.

Sprawdź, kto potrzebuje faktury

Karta Płatności zawiera wszystkie płatności związane ze zgłoszeniami do regat. Filtry nad tabelą – Opłacone, Poproszono o fakturę i Wystawiono fakturę (Wszystkie, Tak, Nie) – pomogą szybko znaleźć płatności, do których trzeba jeszcze wystawić fakturę.

Ustaw filtry Poproszono o fakturę: Tak i Wystawiono fakturę: Nie, aby zobaczyć uczestników, którzy zaznaczyli w zgłoszeniu Chcę otrzymać fakturę i wciąż czekają na fakturę.

Faktury w KSeF

Jeśli w ustawieniach fakturowania podasz NIP w KSeF i Token autoryzacyjny KSeF, wystawione faktury będą automatycznie wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur. Jak wygenerować token w Aplikacji Podatnika KSeF, opisuje sekcja Token autoryzacyjny KSeF. Status wysyłki zobaczysz w kolumnie KSeF:

• Oczekuje na synchronizację z KSeF – faktura zostanie wysłana automatycznie pod koniec dnia, do tego czasu możesz ją jeszcze poprawić,
• Zsynchronizowano z KSeF – faktura ma numer KSeF i nie można jej już edytować,
• Błąd synchronizacji z KSeF – sprawdź komunikat błędu (np. nieprawidłowy NIP odbiorcy), popraw fakturę lub ustawienia,
• Pominięto synchronizację z KSeF – faktura nie była wysyłana do KSeF.

Pytania i odpowiedzi

Czy Upwind24 wystawia faktury automatycznie po opłaceniu wpisowego?

Nie. Faktury za wpisowe wystawia organizator – ręcznie, w zakładce Faktury. Upwind24 podpowiada dane odbiorcy i pozycje na podstawie powiązanych płatności, a karta Płatności pokazuje, kto poprosił o fakturę.

Jak wystawić jedną fakturę za kilka zgłoszeń?

W polu Płatności wybierz kilka płatności – np. wszystkie płatności klubu za zgłoszenia jego zawodników. Pozycje ze wszystkich płatności zostaną dodane do jednej faktury.

Pomyliłem się w fakturze, która jest już w KSeF. Co zrobić?

Faktury zsynchronizowanej z KSeF nie można edytować w Upwind24. Wystaw korektę zgodnie z zasadami obowiązującymi w Twojej księgowości lub skontaktuj się z księgowym.

Co dalej?

Ustawienia regatDane wystawcy, numeracja faktur, VAT i integracja z KSeF.

ZgłoszeniaOznaczaj wpłaty i potwierdzaj zgłoszenia uczestników.